基于RFID技術(shù)的智能化檔案管理解決方案
1.背景概述
隨著企事業(yè)單位的發(fā)展,各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,紙質(zhì)信息存儲(chǔ)出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益明顯,從而致使我國(guó)檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。

1)檔案手工管理,工作流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)。
2)檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤,檔案存放的次序難免被打亂,造成檔案存放無序,查找困難。
3)檔案核查、查閱耗時(shí)長(zhǎng)。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大,要查找、核查清理某一檔案時(shí),需要將所有的檔案篩選一遍。
4)檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化;手工記錄方式很難對(duì)檔案利用情況進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。
5)檔案盤點(diǎn)效率低。由于檔案數(shù)量眾多,要對(duì)所有檔案進(jìn)行盤點(diǎn),其工作量難以想象,那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀,利用新一代的信息技術(shù),如何打造一個(gè)高效、智能化的RFID檔案管理,迫在眉睫。
2.技術(shù)應(yīng)用
RFID是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù),通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識(shí)別靜止和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的物品信息,同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)相比,RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢(shì):
1)快速掃描
RFID讀寫器可以同時(shí)辨識(shí)多個(gè)RFID電子標(biāo)簽,這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵,多標(biāo)簽的識(shí)別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。
2)體積小型化、形狀多樣化
RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì),更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展,可以的方便嵌入或附著在檔案上,即不易被破壞,同時(shí)也更安全。
3)可重復(fù)使用
RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)可以動(dòng)態(tài)的更新,可回收并多次使用,在檔案管理項(xiàng)目中,一個(gè)電子標(biāo)簽綁定一個(gè)檔案袋,在檔案的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程中,即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更,電子標(biāo)簽也可以實(shí)時(shí)修改信息,以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程,反復(fù)使用,以更低的實(shí)施成本達(dá)到更高效的管理。
4)穿透性和無屏礙閱讀
RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì),進(jìn)行穿透性通信,這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。
RFID還具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性,這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中,可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制,提高工作效率,減少管理成本和人為差錯(cuò),打造檔案管理的高效化和智能化。

3.系統(tǒng)方案
檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有:貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程,通過給每一個(gè)檔案箱安裝一個(gè)RFID電子標(biāo)簽,并綁定檔案信息,在各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),通過讀寫設(shè)備對(duì)電子標(biāo)簽信息的采集,達(dá)到對(duì)檔案的識(shí)別,從而實(shí)現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。
3.1系統(tǒng)架構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用三層架構(gòu):第一層是采集層,主要是通過射頻識(shí)別設(shè)備以及其它自動(dòng)識(shí)別設(shè)備采集數(shù)據(jù),包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫器;第二層是網(wǎng)絡(luò)層,即通過無線通信技術(shù),把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫,包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備;第三層是應(yīng)用程序,對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

通過RFID打印機(jī)完成RFID電子標(biāo)簽的初始化,電子標(biāo)簽與檔案袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行一一綁定,作為檔案的唯一標(biāo)示,在進(jìn)出檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫器,當(dāng)檔案進(jìn)出省檔案管理中心庫房時(shí),讀寫器通過對(duì)電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的識(shí)別,完成出入庫數(shù)據(jù)的快速獲取。
在檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時(shí),可通過配置的移動(dòng)采集設(shè)備,對(duì)交接檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的獲取并核對(duì),可以快速準(zhǔn)確的完成交接。同時(shí),移動(dòng)采集設(shè)備還可以作為日常盤庫、移庫作業(yè)使用。
rfid智能檔案柜對(duì)一些貴重、保密資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)授權(quán)取件以及實(shí)時(shí)盤存、遠(yuǎn)程監(jiān)控的功能。
3.2流程設(shè)計(jì)
3.2.1標(biāo)簽初始化
通過rfid打印機(jī),按照省檔案館要求的數(shù)據(jù)編碼格式,將數(shù)據(jù)寫入到電子標(biāo)簽中,同時(shí),在后臺(tái)將這一標(biāo)簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行綁定后,打印出電子標(biāo)簽,并粘貼到檔案袋上,完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

3.2.2檔案中心
出入庫檔案通過通道式讀寫器時(shí),讀寫器可以對(duì)檔案信息進(jìn)行批量讀取,并將讀取到的信息上傳到后臺(tái)系統(tǒng),系統(tǒng)對(duì)出入庫日志信息(庫管員、領(lǐng)取交接人、交接時(shí)間等)進(jìn)行自動(dòng)記錄,自動(dòng)生成出入庫報(bào)表,并和原始任務(wù)明細(xì)表進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)。對(duì)出入庫過程中出現(xiàn)的異常情況,如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫等,系統(tǒng)能自動(dòng)預(yù)警并聯(lián)動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng),發(fā)出報(bào)警信號(hào)。

3.2.3使用單位交接
檔案到各市、縣檔案中心后,檔案的數(shù)量不是特別大的情況下,可采用移動(dòng)采集設(shè)備快速的讀取檔案信息,并通過無線網(wǎng)絡(luò),將數(shù)據(jù)上傳到后臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)確認(rèn),高效準(zhǔn)確的完成檔案的交接。

3.2.4 RFID智能檔案柜
l 自動(dòng)盤存管理
每個(gè)單元柜內(nèi)均部署有針對(duì)金屬柜電磁環(huán)境單獨(dú)設(shè)計(jì)的RFID天線。RFID天線可實(shí)現(xiàn)對(duì)柜內(nèi)涉密資產(chǎn)無盲區(qū)的讀取,自動(dòng)盤存資產(chǎn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù),動(dòng)態(tài)監(jiān)控柜內(nèi)涉密資產(chǎn)的狀態(tài),確保涉密資產(chǎn)的保全率的同時(shí),大大提高資產(chǎn)的管理效率。

高性能、高實(shí)用性
智能柜選用國(guó)際領(lǐng)先水平的多路天線分支器,實(shí)現(xiàn)一路接入最多八路輸出的多天線分支方案,配合ThingMagic高性能RFID讀寫器,可實(shí)現(xiàn)單臺(tái)設(shè)備最多對(duì)32個(gè)單元柜的精確管理;同時(shí),每路天線識(shí)別的切換時(shí)間<100ms,每個(gè)單元柜支持>100個(gè)標(biāo)簽的批量讀取,高效、高性能、高實(shí)用性。

l 適用性強(qiáng)
智能柜采用全金屬結(jié)構(gòu),每個(gè)單元格為單獨(dú)的存儲(chǔ)空間,每個(gè)單元格都具體高性能的讀出裝置,具備良好的涉密資產(chǎn)適用性,無論是檔案文件、移動(dòng)硬盤還是U盤或者光碟,通過合理的標(biāo)簽選型和正確的安裝,都可以使用本智能柜進(jìn)行全方位的監(jiān)管。

l 多種保全措施
每個(gè)單元柜都有獨(dú)立的電子鎖控,非授權(quán)人員無法打開檔案柜;全柜配視頻監(jiān)控裝置,用戶可自行設(shè)計(jì)報(bào)警策略,并可聯(lián)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)警設(shè)備、手機(jī)報(bào)警、網(wǎng)絡(luò)報(bào)警等報(bào)警方式,全方位保障涉密資產(chǎn)的安全,提高資產(chǎn)保全率。

3.3系統(tǒng)價(jià)值
基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng):
ü 提高工作效率
出入庫所有檔案都可以批量出入庫,直接通過通道讀寫器進(jìn)行讀取檔案信息統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。在盤庫是直接通過移動(dòng)采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標(biāo)簽,直接讀取需要清點(diǎn)的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段,對(duì)檔案信息進(jìn)行逐個(gè)確認(rèn)和統(tǒng)計(jì),提升了工作效率。
ü 提高準(zhǔn)確性,降低錯(cuò)誤率
出入庫檔案、被清點(diǎn)檔案信息都改變了通過傳統(tǒng)人工手段進(jìn)行清點(diǎn)、確認(rèn)、登記的方式,直接通過掃描RFID電子標(biāo)簽信息進(jìn)行確認(rèn)和統(tǒng)計(jì),提到了準(zhǔn)確性,避免了人為可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
ü 提高安全,降低風(fēng)險(xiǎn)
通過RFID技術(shù)的應(yīng)用,檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明,更實(shí)時(shí),由系統(tǒng)自身完成對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)控預(yù)警,安全性更高;同時(shí),現(xiàn)在的管理手段,可以更簡(jiǎn)單快速的完成庫存盤點(diǎn),帳、面直接核對(duì),有效降低風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)于銓順宏
深圳市銓順宏科技作為專.業(yè)的RFID物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備與技術(shù)服務(wù)提供商--ThingMagic代理商,在向各大運(yùn)營(yíng)商、集成商提供ThingMagic全系列產(chǎn)品的同時(shí),公司也一直以專.業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì),優(yōu)質(zhì)的服務(wù),優(yōu)惠的價(jià)格,為廣大客戶提供世界—流的RFID設(shè)備解決方案和高質(zhì)量的售后服務(wù)。公司配合各大運(yùn)營(yíng)商、集成商已成功的將ThingMagic RFID設(shè)備,運(yùn)用在倉儲(chǔ)物流、檔案信息化、航空航運(yùn)、服裝零售、智慧醫(yī).療、生產(chǎn)制造、智慧洗滌、資產(chǎn)管理、防偽溯源等多個(gè)領(lǐng)域各種應(yīng)用中。從產(chǎn)品選型,到方案設(shè)計(jì)和系統(tǒng)平臺(tái)支持,為用戶提供易于操作且穩(wěn)定性高,具差異化、具創(chuàng)新的綜合性技術(shù)服務(wù)。
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